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阜阳师范学院档案管理办法

编辑:office    发布时间:01/13 11:14    浏览次数:388 次

摘要: 第一章  总  则 第一条 为加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案条例》、《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》,结合我校实际,制订本管理......


第一章  总  则



第一条 为加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案条例》、《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》,结合我校实际,制订本管理办法。

第二条 本办法所称的档案,是指我校从事招生、教学、科研、管理、基本建设以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学校把档案工作纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。

第四条 档案工作遵循集中统一管理、维护档案完整与安全、便于开发利用的管理原则。



第二章  档案机构及其职责



第五条 学校综合档案室在校办公室的领导下,负责对学校档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

第六条 分管校办公室的校领导分管学校档案工作。

第七条 各单位、各部门必须有一名负责人分管本部门的档案工作,并配备兼职档案员,具体承办本部门档案的收集、整理、组卷和归档工作。

第八条 档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,保守秘密,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

第九条 档案工作人员(包括档案部门中的专职档案工作人员以及各单位中的以档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员,按照《档案专业人员职务试行条例》,实行专业技术职务聘任制。



第三章  文件材料的归档与交接



第十条 建立和完善文件材料归档制度。文件材料的归档与交接纳入学校教学、科研和党政管理人员的职责范围,每项工作都应有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十一条 各单位、各部门在教学、科研和党政管理活动中形成的文件材料属于归档范围的,应定期向综合档案室移交,要重点加强基建档案、财务档案、合同档案等归档文件材料的收集和移交工作。任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。

第十二条 各项工作与档案工作应实行“四同步”管理,即在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十三条 学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时,必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见;没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

第十四条 实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。文件材料的归档范围按《阜阳师范学院档案归档范围和保管期限表》执行。

第十五条 归档时间与要求

(一)各党政部门和能按年度归档的部门,应在次年3月底前归档;

(二)各教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年9月底前归档;

(三)科研、基建等部门,应在项目完成后两个月内归档;

(四)财会部门及各经济实体单位,在会计年度终了后,可暂由财会部门保管1年,期满后的次年5月底前归档。

第十六条 教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向综合档案室移交,集中管理,任何个人不得据为己有。



第四章  档案管理



第十七条 综合档案室应遵循档案分类规则,按照《高等学校档案管理办法》与《安徽省高等学校档案管理实施办法》,结合我校实际情况,编制全校档案分类大纲和编号方案。归档的文件材料必须依照档案分类大纲和编号方案以及部门立卷的原则,由文书部门或业务部门进行分类、组卷、编目和编号。

第十八条 建立健全档案管理制度。对档案要定期进行检查,切实做好档案的防潮湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防盗、防火、防污染等工作,确保档案安全。

第十九条 销毁档案必须按国家规定的程序和办法进行。禁止擅自销毁档案。

第二十条 加强对保密档案的管理。保密档案密级的变更和解密,依照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的规定办理。

第二十一条 档案管理的信息化建设应纳入学校信息化建设整体规划,同步发展。



第五章  档案的开发利用与公布



第二十二条 综合档案室所保存的档案,主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时,应持介绍信,经校办公室主任或综合档案室主任同意后,方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经校领导批准。

第二十三条 综合档案室必须编制必要的检索工具,并积极开展档案的编研工作,更好地为学校教学、科研和党政管理服务。

第二十四条 综合档案室提供利用的档案,应当用复制件或缩微品。加盖综合档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第二十五条 综合档案室应采取多种形式,如举办档案陈列展览、陈列、建设档案网站等形式,积极开展档案宣传工作。

第二十六条 综合档案室应当积极开发档案信息资源,进行档案信息资源的研究和再加工,不断加强档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,须经档案形成单位同意,并报请分管校领导批准。




第六章  奖励与处罚



第二十七条 学校档案部门应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。对下列优秀的档案工作人员和突出的服务成果、研究成果给予表彰、奖励:

(一)在档案管理、保护、利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案学研究和档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(三)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第二十八条 对于违反《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》及《安徽省档案条例》第五章规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。



第七章  附则



第二十九条 凡此前学校印发的有关档案工作管理办法与本办法不一致的,以本办法为准。

第三十条 本办法由综合档案室负责解释。

第三十一条 本办法自印发之日起施行。








阜阳师范学院档案归档范围和保管期限表


一 党群类档案归档范围和保管期限表


DQ11  综合


序号               类目名称                          保管期限

1  学校党代会文件材料

1.1   请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料

永久

1.2   大会发言,代表建议和意见,提案及办理结果,简报,快报

永久

1.3   重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料                  30年

1.4   讨论未通过的文件                                  10年

2  学校党委会、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组等会议文件材料

2.1   决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件

永久

2.2   讨论未通过的文件                                  10年

3  学校党委召开工作会议、专题会议的文件材料

3.1   请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                                                   永久

3.2   典型材料、代表发言材料、交流材料、简报            30年

4  学校党委联合召开会议的文件材料

4.1   学校主办的

4.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                                                   永久

4.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报            30年

4.2   学校协办的

4.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本                                    30年

4.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本

10年

5  学校承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

5.1   请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文),上级领导人贺辞、题词、讲话,会徽设计                                          永久

5.2   代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道            30年

5.3   委员会、分会会议和学术会的讨论记录,会议代表登记表、接待安排                                                       10年

6  上级党委领导检查、视察本校工作时形成的文件材料

6.1   重要的                                           永久

6.2   一般的                                           30年

6.3   学校工作汇报                                     30年

7  学校党委业务文件材料

7.1   本校党委制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要、决定、办法、指示、批转、通报、通知、工作计划、大事记、保密、秘书工作、党建工作及有关材料                      永久

7.2   启用印章的文件和印模、统计材料等文件            永久

8  计划、总结、统计、调研等方面的的文件材料

8.1   年度和年度以上的计划、总结、统计材料            永久

8.2   年度以下的计划、总结、统计材料                  10年

8.3   重要职能活动的总结、重要专题的调研材料            永久

8.4   一般活动的总结、一般问题的调研材料                10年

9  党委各部门、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

30年

10 上级党委机关制发的文件材料

10.1  上级党委制发的属于学校主管业务的文件材料

10.1.1  重要的                                        永久

10.1.2  一般的                                        10年

10.2  上级党委机关制发的非学校主管业务但要贯彻执行的文件材料

10年

10.3  上级党委制发的关于学校机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料                                                     永久

11 同级部门或单位制发的非学校主管业务但要贯彻执行的文件材料

10年

12 下级部门或单位报送的文件材料

12.1  重大问题的专题报告                                30年

12.2  年度和年度以上的计划、总结、统计材料             10年

13 学校的请示和上级机关的批复、批示

13.1  重要业务问题的                                       永久

13.2  一般业务问题的                                       30年

14 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

14.1  重要业务问题的                                       永久

14.2  一般业务问题的                                    30年

15 学校代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿                                                 30年

16 学校联合行文的文件材料

16.1  学校为主办的重要业务问题的                          永久

16.2  学校为主办的一般业务问题的                          30年

16.3  学校为协办的重要业务问题的                          30年

16.4  学校为协办的一般业务问题的                          10年


DQ12  纪检监察


序号               类目名称                          保管期限

1  学校纪委会、纪委扩大会、监察工作会议记录、纪要        永久

2  上级有关高校纪检,监察管理工作的文件材料

2.1   重要的                                            永久

2.2   一般的                                            10年

3  学校纪委、纪检、监察工作规章制度、法规性、政策性文件  永久

4  学校纪委、监察换届向上级纪委、监察部门的请示及批复、会议记录等相关文件材料

4.1   重要业务问题的                                       永久

4.2   一般业务问题的                                       30年

5  学校党员或教职工违纪违法案件的调查材料、处理结论

5.1   构成行政警告处分的文件材料                           30年

5.2   构成行政警告处分以下的、院内通报的文件材料          10年

6  学校党员或教职工申诉、复查、撤消处分材料               永久

7  学校纪检、监察工作情况调查、统计年报及重要报表         永久

8  学校党委廉政建设责任制考核等情况的统计表               永久

9  学校纪检、监察业务培训的文件材料                        30年

10 学校纪检、监察部门的管理工作计划、报告、请示、批复、重要通知和总结普发性文件                                          30年

11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

11.1  重要的                                             永久

11.2  一般的                                             30年


DQ13  组织


序号               类目名称                          保管期限

1  上级关于高校组织工作的文件

1.1   针对学校的                                        永久

1.2   一般的                                            10年

2  组织工作会议记录,组织工作规章制度法规性、政策性文件,工作计划、决定、报告、请示、批复、重要通知和总结,关于学校组织机构设置、变化的文件材料,副科级以上干部任免、调动报告、决定、批复、通知(包括上级批准的,要附任免呈报表、统计报表),干部名册统计报表永久

3.1   学校各党总支、直属支部工作计划、总结、报告、会议记录和统计报表                                                      永久

3.2   党的工作活动中形成的文件材料

3.2.1 学校党总支、直属党支部改选、换届、批复、请示、通知

永久

3.2.2 党建专题活动、总结、报告、典型经验介绍等形成的文件材料

永久

3.2.3 党建管理规章制度

3.3   党建活动、意见、通知                                 30年

3.4   情况反映、工作简报、工作信息                         10年

4  各总支、支部委员名册,党员名册,吸收新党员、预备党员转正,延长预备期或取消资格、党员退党的文件材料,党员组织关系(转出、转入)介绍信存根                                            永久

5  获省级以上表彰(含市级)奖励的先进组织、优秀党员名单及申报材料及批复、通知,先进党组织、优秀党员名单及有关材料        永久

6  组织工作统计报表;党费收支、结存情况表及重要报表       30年

7  计划、总结、统计、调研等方面的的文件材料

7.1   年度以下的计划、总结、统计材料                    10年

7.2   重要职能活动的总结、重要专题的调研材料              永久

7.3   一般活动的总结、一般问题的调研材料                  10年

8  上级关于高校党校工作的文件

8.1   重要的                                             永久

8.2   一般的                                             10年

9  党校工作会议记录,党校工作规章制度政策性、法规性、普发性文件,党校工作计划、决定、报告、请示、批复、总结及重要通知       永久

10 党员、干部(包括入党积极分子)培训计划、名单、总结及党课课程表、教材                                                   30年

11 上级针对老干部管理的文件

11.1  重要的                                             永久

11.2  一般的                                             10年

11.3  老干部处管理工作会议记录、工作总结、统计表、老干部花名册,有关老干部参加市级以上表彰的各种证书、文件材料            永久

11.4  老干部处关于加强老干部管理方面的规章制度、法规、政策性文件材料,老干部处关于下一代工作计划、实施方案等文件材料      30年


DQ14  宣传


序号               类目名称                          保管期限

1  上级关于高校宣传工作的文件

1.1   重要的                                            永久

1.2   一般的                                            10年

2  学校宣传工作会议记录,宣传工作规章制度政策性、法规性、普发性文件,反映学校管理和教学等各项工作重要活动的剪报及图表   永久

3  计划、决定、报告、请示、批复、总结、统计、调研等方面的文件材料

3.1   重要的                                            永久

3.2   一般的                                            10年

4  省级以上及学校的奖励材料                            永久

5  教职工政治思想理论学习的决定、通知、计划、总结        30年


DQ15  统战


序号               类目名称                          保管期限

1  上级关于高校统战工作的文件

1.1   针对学校的                                        永久

1.2   一般的                                            10年

2  学校统战工作会议记录,统战工作规章制度政策性、法规性、普发性文件                                                    永久

3  统战工作计划、决定、报告、请示、批复、总结及重要通知,统战工作情况调查和典型材料,统战工作关于港、澳、台和侨务管理工作材料,学校各民主党派成员和负责人名册及有关材料                 30年


DQ16  工会


序号               类目名称                          保管期限

1  上级关于高校工会、计划生育工作的文件材料

1.1   重要的                                            永久

1.2   一般的                                            10年

2  学校工会、教代会执委会工作会议记录、纪要,工会工作规章制度政策性、法规性文件                                         永久

3  学校工会会员代表大会、教职工代表大会的有关文件材料

3.1   请示、批复、大会计划、通知、名单、工作报告、议程、决议、总结、会议记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音,大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果,讨论通过的文件、纪要、公报等                        永久

3.2   重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料                  30年

3.3   讨论未通过的文件、参考文件;工作人员名单;工作证代表证、列席证及选票式样                                           10年

4  工会先进集体或个人的材料名单

4.1   省级以上表彰先进集体或个人的各种证书及文件材料     永久

4.2   学校及省级以下表彰先进集体或个人的各种证书及文件材料

30年

5  上级工会对学校工会、教代会工作进行检查、评估有关文件,学校工会工作计划、决定、报告、批复、指示、重要通知和总结,会员名册

永久

6  工会工作情况调查、典型材料、年度统计报表和重要报表,会员处分,复查材料,基层工会干部名册,妇女管理工作材料             30年

7  教职工文体活动材料

7.1   教职工运动会                                      30年

7.2   其他一般性文体活动                                10年

8  校(院)工会各部会议记录、纪要                      10年

9  计划生育年度报表及重要报表                             30年

10 计划生育工作计划、报告、请示、批复、重要通知及总结    30年

11 学校教职工领取独生子女证名册                           30年

12 学校教职工婚姻及涉外婚姻材料                           30年


DQ17  团委


序号               类目名称                          保管期限

1  上级关于高校团委、学生会工作的文件材料

1.1   针对学校的

1.1.1 重要的                                            永久

1.1.2 一般的                                            10年

2  团委、学生会工作会议记录、纪要                      永久

3  学校团代会、学代会的文件材料

3.1   请示、批复、大会计划、通知、名单、工作报告、议程、决议、总结、会议记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音,大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果、讨论通过的文件、纪要、公报等                         永久

3.2   重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料                   30年

3.3   讨论未通过的文件,参考文件;工作人员名单;工作证代表证、列席证及选票式样                                            10年

4  表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

4.1   省级以上的表彰先进集体或个人各种证书及材料          永久

4.2   省级以下或学校的表彰先进集体或个人各种证书及材料    30年

5  上级对学校团委、学生会工作进行检查、评估有关文件材料,学校有关学生思想政治管理工作的决定、条例、通知,学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结,团委、学生会管理工作计划、决定、请示、报告、批复、重要通知和总结,团委、学生会管理规章制度,团委管理工作的调查典型材料                                               永久

6  团员处分、复查材料,批准入团、离团材料及名单,团干部、学生会干部名册,团员名册、统计报表,校团委、学生会组织参与的社团活动、社会实践及重大活动的有关文件材料,团委、学生会管理、工作统计表、团费收支、结存情况表及重要报表,学校关于各系团总支、学生会对团的管理工作方面有关文件材料,上级有关学生思想政治工作典型调查材料和统计,学生思想政治工作典型调查材料和统计,关于选拔学生政治思想管理工作人员的文件材料                                       30年


二 行政类档案归档范围和保管期限表


XZ11  综合


序号               类目名称                          保管期限

1  校长办公会、校长书记碰头会、专题会议等会议形成的文件

1.1   通知、名单、日程、报告、讲话、总结、纪要、记录     永久

1.2   典型材料、发言材料、简报                         30年

2  学校联合召开会议的文件材料

2.1   学校主办的

2.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                                                    永久

2.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报             30年

2.2   学校协办的

2.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本                                     30年

2.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本

10年

3  上级行政机关、上级行政领导检查、视察学校工作时形成的文件材料

3.1   重要的                                            永久

3.2   一般的                                            10年

3.3   学校工作汇报材料                                  10年

4  上级有关高校行政管理的文件

4.1   上级针对学校的                                       永久

4.2   普发性的,属于学校业务范围内需要学校贯彻执行的     30年

5  学校的请示和上级部门的批复批示

5.1   重要业务问题的                                       永久

5.2   一般业务问题的                                       30 年

6  同级单位、部门机构的来函、请示与本部门的复函、批复等文件材料

6.1   重要业务问题的                                       永久

6.2   一般业务问题的                                       30年

7  学校代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿                                                 30年

8  机关行政联合行文的文件材料

8.1   学校主办的

8.1.1 重要业务问题的                                       永久

8.1.2 一般业务问题的                                       30年

8.2   学校党委为协办的

8.2.1 重要业务问题的                                       永久

8.2.2 一般业务问题的                                       10年

9  全校性的规章制度,学期工作计划、报告、总结,学校教育事业规划、计划及上级批复,有关全校性工作的调查材料和经验总结,学年报表及综合统计,启用行政印章的文件及印模,校史工作材料,学校评估材料

永久

10 校友工作材料、校庆工作材料                             30年

11 群众来信来访材料

11.1  重要的                                            30年

11.2  一般的                                            10年

12 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料                永久

13 执法检查情况汇总、通报,整改通知等                    永久

14 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料        永久

15 固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料                                                永久

16 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件            永久

17 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料                                永久

18 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料                                                      30年

19 行政管理工作中形成的备案文件材料                       10年

20 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成文件材料

20.1  重要的                                            永久

20.2  一般的                                            30年

21 本机关编辑、编写的文件材料

21.1  年鉴、大事记、组织沿革等                           永久

21.2  简报、情况反映、工作信息等                          10年

22 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

22.1  年度和年度以上的计划、总结、统计材料             永久

22.2  院、系、所中心会议记录、纪要、简报、工作计划、总结、报告、开展各种学术活动的文件,与国内单位协作的材料,统计年报及重要资料

30年

22.3  年度以下的计划、总结、统计材料                   10年

22.4  重要职能活动的总结、重要专题的调研材料             永久

23 学校处理人民来信来访的文件材料

23.1  有领导重要批示和处理结果的                          永久

23.2  其他有处理结果的                                  30年

24 学校房产、合同等方面管理性文件

24.1  房产、士地所有权和使用权的文件材料                 永久

24.2  与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

24.2.1  重要的                                          永久

24.2.2  一般的                                          10年

25 接待工作的计划、方案

25.1  重要的                                             30年

25.2  一般的                                             10年

26 学校财务预算                                          30年


XZ12  人事


序号               类目名称                          保管期限

1  人事管理工作会议记录                                   永久

2  学校人事管理工作情况调查、统计报表及重要报表,关于学校机构、编制规划、计划报告及上级批复,关于学校行政机构设置、变化的文件材料                                                        永久

3  教职工名册,教职工校内调动材料                      永久

4  学校教职工录用、调入的有关材料(包括转移行政、工作关系介绍信),教职工调出的有关材料(包括转移行政、工作关系介绍信存根),教职工退职、离职和出国的有关材料,教职工退休后返聘工作的材料,教职工慰问、死亡、抚恤的材料,教职工商调函件                    永久

5复员、转业、退伍军人、军烈属名册、登记表(卡)及有关文件材料

永久

6  计划、总结、统计、调研方面的材料

6.1   年度和年度以上的计划、总结、统计材料             永久

6.2   年度以下的计划、总结、统计材料                   10年

6.3   重要职能活动的总结、重要专题的调研材料             永久

6.4   一般活动的总结、一般问题的调研材料                 10年

7  教师业务考核、职改和晋升专业技术职务文件材料

7.1   上级、本级制发的职改工作条例、规定、办法、细则     永久

7.2   评审委员会会议记录、选票及结果                   永久

7.3   教职工评定、聘任专业技术职称材料以及上级批复       永久

7.4   单位对专业技术人员的任命书、聘任的文件通知         永久

7.5   本级职改工作计划、阶段工作总结、请示、批复         永久

7.6   职改工作的检查验收材料                            永久

7.7   上级、本级召开的职改工作会议材料                    30年

7.8   职改工作的各种统计表、登记表、专业技术职务指标分配表

30年

7.9   有关职改工作的人民来信、来访及其处理材料           30年

7.10  职改工作简报                                      30年

8  人事管理工作规章制度、规定办法,人事管理工作计划、决定、报告、指示、批复、重要通知和总结                                 永久

9  教职工工资调整材料、名册,教职工转正定级材料          永久

10 计算工龄有关文件材料                                   30年

11 学校教职工离、退休材料                               永久

12 教职工福利工作的有关材料                            30年

13 学校招聘使用临时工有关文件材料,各种聘用工人及临时工政策性保险文件材料                                                30年

14 教师国内外进修计划、总结、批复及名单,授予国内外专家、学者知名人事荣誉职称仪式讲话稿及有关材料,聘请兼职老师函件、登记表及复函                                                        30年

15 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

15.1  省级以上的各种证书、文件材料                        永久

15.2  省级以下的各种证书、文件材料                        30年

16 教职工违纪违法案件的调查材料、处理结论

16.1  有处理结果的重大案件(以及司法部门处理的结论)记过、记大过、降职、撤职、开除的文件材料                                  永久

16.2  构成行政警告处分以下的文件材料                    30年

16.3  构成行政警告处分以下的、校内通报的文件材料          10年

17 上级有关高校人事管理的文件

17.1  针对学校的                                         永久

17.2  普发性,属于学校业务范围内需要学校贯彻执行的        30年

18 学校人事部门的请示和上级部门的批复批示

18.1  重要业务问题的                                        永久

18.2  一般业务问题的                                        30年

19 同级机关、部门机构的来函、请示与复函、批复等文件材料

19.1  重要业务问题的                                        永久

19.2  一般业务问题的                                        30年


XZ13  审计


序号               类目名称                          保管期限

1  上级有关高校审计工作的文件

1.1   重要的                                            永久

1.2   一般的                                            10年

2  审计管理工作会议记录                                   永久

3  学校审计管理工作情况调查、年度统计报表和重要报表永久

4  审计管理工作规章制度,审计管理工作计划、决定、请示、报告、批复、重要通知和总结                                      30年


XZ14  保卫


序号               类目名称                          保管期限

1  上级有关高校公安保卫管理工作的文件

1.1   重要的                                            永久

1.2   一般的                                            10年

2  保卫管理工作会议记录,保卫管理工作规章制度,上级机关对学校治安保卫工作进行检查、评估文件材料                          永久

3  学校行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

3.1   有处理结果(记过、记大过、降职)的                 永久

3.2   有处理结果构成行政警告以下处分的                    30年

4  学校保卫工作计划、决定、请示、报告、批复、重要通知、总结、统计报表                                                 30年

5  学校治安案件的侦察、调查、处理结论材料及上级的指示、批复、裁决                                                        30年

6  学校和学校师生员工诉讼案件材料及公、检、法有关诉讼案件的判决书材料                                                 30年

7  学校征兵工作的文件材料                               30年

8  学校重要部门的保卫、消防工作的文件材料                30年

9  学校保卫工作简报                                     30年

10 学校治安管理安全检查工作的调查记录                    10年

11 保卫部门的安全检查、调查记录                           10年


XZ15  后勤


序号               类目名称                          保管期限

1  上级有关高校后勤管理工作文件材料

1.1   重要的                                            30年

1.2   一般的                                            10年

2  后勤管理工作的会议记录                               永久

3  学校有关职工住房相关文件和材料,职工承租、购置学校住房的合同协议和相关材料,房产、土地所有权使用权的文件与相关部门签定的合同协议等                                                 永久

4  上级机关对学校后勤管理工作进行检查、评估有关文件材料

永久

5  后勤工作规章制度                                     30年

6  学校后勤工作计划、决定、报告、请示、批复、重要通知及总结

30年

7  学校房屋管理、调配使用、转移、维修等文件材料          30年

8  职工住房分配、出售、规定、方案、细则、职工住房情况统计调查表、职工住房申请等                                            30年

9  上级有关高校医疗卫生工作的文件材料

9.1   重要的                                            永久

9.2   一般的                                            10年

10 医疗卫生、计划生育管理工作会议记录,上级机关对学校医疗卫生工作进行检查、评估有关文件材料                            永久

11 学校师生员工健康状况调查材料,医疗卫生、计划生育工作规章制度,工作计划、报告、请示、批复、重要通知及总结               30年

12 上级有关高校后勤服务集团管理工作的文件材料

12.1  重要的                                            永久

12.2  一般的                                            10年

13 后勤服务集团管理工作会议记录                           永久

14 后勤服务企业承包房屋、店面出租协议书、合同书、公证书及有关文件,后勤服务集团申领营业执照的函、批复                    永久

15 上级机关对后勤服务集团管理工作进行检查、评估的文件材料 永久

16 后勤服务集团管理工作规章制度,工作计划、报告、重要通知及总结,机动车调拨、保险、事故等文件材料                           30年

17 执法检查情况汇总、通报、整改通知

17.1  省级以上来学校检查的文件材料                         30年

17.2  省级以下来学校检查的文件材料                         10年

18 省级以下来学校检查的文件材料

18.1  政策性文件、规章制度、法规、食品安全卫生、会议记录 永久

18.2  20年以上有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料                                                    30年

18.3  20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料                                                    10年

18.4  学校食堂获市级以上先进个人或集体表彰等材料          30年

18.5  一般性学习、业务培训                                 10年

19 学校防汛、三废治理工作规章制度法规                     30年

20 学校爱国卫生管理工作规章制度法规                        30年

21 学校绿化工作管理规章制度法规                            30年

22 上级行政执法检查文件

22.1  省级以上来学校检查的文件材料                         30年

22.2  一般性的市级和兄弟院校相互学习的文件材料            10年

23 学校水电管理工作的规章、制度政策性的文件材料           30年


XZ16  档案图书


序号               类目名称                          保管期限

1  上级有关高校档案工作的文件

1.1   重要的                                            永久

1.2   一般的                                            10年

2  档案管理工作会议记录                                   永久

3  学校档案概况、发展规划、馆藏目录、档案指南、全宗介绍、档案年度报表及重要报表                                         永久

4  上级对学校档案工作进行检查、评估达标升级有关文件材料  永久

5  学校档案调进、移交、移出、销毁清册及有关材料          永久

6  档案管理工作规章制度,档案工作计划、报告、请示、批复、重要通知及总结                                                  30年

7  上级有关图书馆、古籍管理工作的文件材料

7.1   重要的                                            永久

7.2   一般的                                            10年

8  图书馆工作会议记录                                   永久

9  学校图书馆、图书资料室概况、发展规划、图书馆图书资料指南、藏馆介绍、年度报表及重要报表                                 永久

10 上级对学校图书馆和图书、古籍管理工作进行检查、评估有关文件材料                                                        永久

11 图书馆、图书资料室、古籍工作规章制度,工作计划、报告、重要通知及总结                                                  30年

12 学校图书书籍交流材料,图书、刊物处理材料及销毁清册    30年


XZ17  国有资产管理


序号               类目名称                          保管期限

1  上级有关国有资产管理工作的文件材料

1.1   重要的                                            30年

1.2   一般的                                            10年

2  国有资产管理工作会议记录                            永久

3  国有资产受理登记、统计、检查、清算、交接等文件材料

3.1   重要的                                            永久

3.2   一般的                                            10年

3.3   校办用品(计算机、打印机、传真机、复印机等)设备登记、统计、验证单决算                                                10年

4  固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料                                                永久

5  不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料        永久

6  学校物资(办公设备及用品、机动车辆、教学仪器图书采购等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料                  30年


三 阜阳师范学院学生类档案归档范围和保管期限表


见《阜阳师范学院学生档案管理暂行办法》(院招就字〔2009〕2号)


四 阜阳师范学院教学类档案归档范围和保管期限表


JX11  综合


序号               类目名称                          保管期限

1  上级下达的有关教学工作的文件材料                       30年

2  教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

3  学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结                                                永久

4  教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料              30年

5  非学历教育的培训班、进修班材料                      30年

6  统计报表                                              永久

7  学生运动会材料                                          30年


JX12  学科与实验室建设


序号               类目名称                          保管期限

1  上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料          30年

2  学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料          永久

3  重点学科、专业、实验室建设材料                      永久

4  学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料            30年

5  学科、专业、实验室建设统计报表                      永久


JX13  招生


序号               类目名称                          保管期限

1  上级有关招生工作的文件材料                             30年

2  招生计划、规定、生源计划                            30年

3  新生录取材料及新生名单                               30年

4  委培、代培、自费生计划、合同及名单                    30年

5  招生宣传、招生工作总结                               10年

6  研究生入学试题及指导教师名册                           30年


JX14  学籍管理


序号               类目名称                          保管期限

1  新生入学登记表                                          永久

2  学生学籍卡片                                         永久

3  学生成绩总册                                         永久

4  在校学生名册                                         永久

5  学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)30年

6  学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)            30年

7  学生处分材料                                         30年


JX15  课堂教学与教学实践


序号               类目名称                          保管期限

1  各专业教学计划、教学大纲                            永久

2  课程建设要求及安排,校历表,课表                       30年

3  各系、科、专业课程试题库                            30年

4  典型教案、重要备课记录                               30年

5  教学实习、生产实习计划、总结及有关材料                10年

6  社会调查、社会实践计划、总结及有关材料                10年


JX16  学位


序号               类目名称                          保管期限

1  上级有关学位工作文件材料                            30年

2  本校学位评定条例、办法及计划、总结                    30年

3  学位委员会会议记录、决定                            30年

4  学位委员会授予各层次学位清册                           永久

5  本科生优秀学士学位论文                               30年

6  博士、硕士研究生学位论文及评审材料                    30年


JX17  毕业生


序号               类目名称                          保管期限

1  上级有关毕业分配的文件材料                             30年

2  毕业生工作计划、简报、总结                             30年

3  毕业生供需统计、计划、合同                             30年

4  毕业生正式分配方案及调配派遣名册                       永久

5  毕业证、派遣证存根领取签收册                           30年

6  毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料                       30年


JX18  教材


序号               类目名称                          保管期限

1  自编、主编教材                                          30年

2  各系各专业使用教材目录                               30年

3  自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集              30年

4  其他有保存价值的自编参考资料                           10年



附录:存系教学类档案


序号               类目名称                          保管期限

1  本科生毕业论文及评审                                   30年

2  课堂教学材料、课程进度表                            10年

3  教师任课安排、教案                                   10年

4  优秀实习报告                                         30年

5  本专业教学检查、调查材料及总结                      30年

6  教师工作量核算、登记材料                            30年


五 科研类档案归档范围和保管期限表


KY11  综合


序号               类目名称                          保管期限

1  科研行政管理文件材料                                   30年

2  科研计划管理文件材料                                   30年

3  科研成果管理文件材料                                   30年

4  科研经费管理文件材料                                   30年

5  申报科学基金及有关批复                               30年

6  学会工作(学术活动)材料                            10年


KY12-1  科研准备阶段


序号               类目名称                          保管期限

1  开题报告与课题调研论证材料                             30年

2  任务书、合同、协议书                                   永久

3  课题研究计划、设计                                   30年

4  计划执行情况、计划调整或撤销报告                       10年

5  课题投资和预决算材料                                   10年


KY12-2  研究实验阶段


序号               类目名称                          保管期限

1  实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录含关键配方、工艺流程及综合分析材料)                                      永久

2  数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)                                                 永久

3  设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久

4  研究工作阶段小结、年度报告                             30年

5  配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等 永久

6  样品、标本等实物的目录                               永久


KY12-3  总结鉴定阶段


序号               类目名称                          保管期限

1  研究报告、研制报告                                   永久

2  论文专著                                              永久

3  工艺技术报告                                         永久

4  技术诀窍报告                                         永久

5  专家评审意见                                         永久

6  鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录,鉴定意见)        30年

7  鉴定证书                                              永久

8  推广应用意见                                         30年

9  课题工作总结                                         30年


KY12-4  申报奖励阶段


序号               类目名称                          保管期限

1  科研成果登记表                                          永久

2  科研成果报告表                                          永久

3  科研成果奖励申报与审批材料                             永久

4  科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件     永久

5  专利申请书或证书原件或影印件                           永久


KY12-5  推广应用阶段


序号               类目名称                          保管期限

1  转让合同、协议书                                     永久

2  生产定型鉴定材料                                     永久

3  成果被引用或投产后反馈意见                             10年

4  推广应用方案及实施情况                               30年

5  扩大试生产的设计文件、工艺文件                      30年

6  成果宣传报导材料                                     10年

7  对外学术交流材料                                     30年


六 基本建设类档案归档范围和保管期限表


JJ11  综合


序号               类目名称                         保管期限

1  上级有关基建工作的文件                              30年

2  基建工作规章制度                                    30年

3  基建工作计划、总结、简报                           30年

4  基建工作总体规划                                    永久

5  基建工作年度(季度)总结、统计报表                   永久

6  基建工程财务预、决算                                  30年

7  全校性总体规划、设计总平面图                          永久

8  水、电、管道分布图                                  永久

9  地质勘探、地形测量材料                              永久


JJ12-1  可行性研究文件


序号               类目名称                         保管期限

1  项目建议书及报批文件                                  永久

2  项目选址意见书及其报批文件                            永久

3  可行性研究报告及其评估、报批文件                      永久

4  项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件               永久

5  环境预测、调查报告,环境影响报告书和批复             永久

6  设计任务书、计划任务书及其报批文件                   永久


JJ12-2  设计基础文件


序号               类目名称                         保管期限

1  工程地质、水文地质、勘察报告,地质图,勘察记录,化验,试验报告,重要土、岩样及说明                                 永久

2  地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录                                                永久

3  水文、气象、地震等其它设计基础资料                   永久


JJ12-3  设计文件


序号               类目名称                         保管期限

1  总体规划设计                                        永久

2  方案设计                                             永久

3  初步设计及其报批文件                                  永久

4  技术设计                                             永久

5  施工图设计                                          30年

6  技术秘密材料、专利文件                              30年

7  工程设计计算书                                         30年

8  关键技术试验                                        永久

9  设计评价、鉴定及审批                                  永久


JJ12-4  工程管理文件


序号               类目名称                         保管期限

1  征地、移民文件

1.1   征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图 永久

1.2   征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书          永久

1.3   建设前原始地形、地貌的状况图、照片                永久

1.4   施工执照                                          永久

2  计划、投资、统计、管理文件

2.1   有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划                                                      30年

2.2   概算、预算管理、差价管理文件                       30年

2.3   合同变更、索赔等涉及法律事务的文件                30年

2.4   规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件          30年

2.5   招标文件审查、技术设计审查、技术协议            30年

2.6   投资、进度、质量、安全、合同控制文件            30年

3  招标投标、承发包合同协议

3.1   招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件          30年

3.2   投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件                                                永久

3.3   开标议程,开标大会签字表,报价表,评标纪律,评标人员签字表,评标记录、报告                                           30年

3.4   中标通知书 30年

3.5   合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件  永久

4  专项申请、批复文件

4.1   环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件  永久

4.2   水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件        30年

4.3   原料、材料、燃料供应等来源协议文件                30年


JJ12-5  施工文件


序号               类目名称                         保管期限

1  建筑施工文件

1.1   开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要    30年

1.2   施工组织设计、方案及报批文件,施工计划、施工技术及安全措施,施工工艺文件                                          30年

1.3   原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单            30年

1.4   建筑材料试验报告                                 30年

1.5   设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等                                永久

1.6   施工定位(水准点、导线点、基准线、控制点等)测量、复核记录、地质勘探                                                  永久

1.7   土(岩)试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录                                            永久

1.8   施工日记、大事记                                  30年

1.9   隐蔽工程验收记录                                 永久

1.10  各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录,事故处理报告                                                      永久

1.11  工程质量检查、评定                               永久

1.12  技术总结,施工预、决算                            30年

1.13  交工验收记录证明                                 永久

1.14  竣工报告、竣工验收报告                           永久

1.15  竣工图                                           永久

1.16  声像材料                                          30年

2  设备及管线安装施工文件

2.1   开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要    30年

2.2   施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件

30年

2.3   原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单            30年

2.4   建筑材料试验报告                                 30年

2.5   设计变更通知、工程更改洽商单,材料、零部件、设备代用审批手续,技术核定单、业务联系单、备忘录等                  永久

2.6   焊接试验记录、报告,施工检验、探伤记录            永久

2.7   隐蔽工程检查验收记录                               永久

2.8   强度、密闭性试验报告                               30年

2.9   设备、网络调试记录                               30年

2.10  施工安装记录,安装质量检查、评定,事故处理报告    30年

2.11  系统调试、试验记录                               30年

2.12  管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录            10年

2.13  管线标高、位置、坡度测量记录                       30年

2.14  中间交工验收记录证明、工程质量评定                永久

2.15  竣工报告、竣工验收报告,施工预、决算            永久

2.16  竣工图                                           永久

2.17  声像材料                                          30年

3  电气、仪表安装施工文件

3.1   开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要    30年

3.2   施工组织设计、方案及其报批文件,施工计划、技术措施文件

10年

3.3   原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单            30年

3.4   建筑材料试验报告                                 30年

3.5   设计变更通知、工程更改洽商单,材料、零部件、设备代用审批手续,技术核定单、业务联系单、备忘录等                   永久

3.6   系统调试、整定记录                                30年

3.7   绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录                 30年

3.8   材料、设备明细表及检验记录,施工安装记录,质量检查评定、事故处理报告                                                永久

3.9   操作、联动试验                                       10年

3.10  电气装置交接记录                                  10年

3.11  中间交工验收记录、工程质量评定                   永久

3.12  竣工报告、竣工验收报告                            永久

3.13  竣工图                                            永久

3.14  声像材料                                           30年


JJ12-6  监理文件


序号               类目名称                         保管期限

1  施工监理文件、资料

1.1   监理合同协议,监理大纲,监理规划、细则及批复      30年

1.2   施工及设备器材供应单位资质审核,设备、材料报审    30年

1.3   施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审                                30年

1.4   开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书      30年

1.5   设计变更、材料、零部件、设备代用审批            30年

1.6   监理通知,协调会审纪要,监理工程师指令、指示,来往函件

30年

1.7   工程材料监理检查、复检、实验记录、报告            30年

1.8   监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录          30年

1.9   各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录

30年

1.10  施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告

30年

1.11  工程进度计划、实施、分析统计文件                   30年

1.12  变更价格审查、支付审批、索赔处理文件            30年

1.13  单元工程检查及开工(开仓)签证,工程分部分项质量认证、评估

30年

1.14  主要材料及工程投资计划、完成报表                    30年

2  设备采购、监造工作监理资料

2.1   设备采购委托监理合同、采购方案,监造计划           30年

2.2   市场调查、考察报告                                30年

2.3   设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表                                                30年

2.4   原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告           30年

2.5   开动、复工报审表、暂停令                         30年

2.6   会议纪要、来往文件                                30年

2.7   监理工程师通知单、监理工作联系单                    30年

2.8   监理日志、监理月报                                30年

2.9   质量事故处理文件,设备制造索赔文件                 30年

2.10  设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件 30年

2.11  设备采购、监造工作总结                            30年

3  监理工作声像材料                                     30年


JJ12-7  竣工验收文件


序号               类目名称                         保管期限

1  项目竣工验收报告                                    永久

2  工程设计总结                                        永久

3  工程施工总结                                        永久

4  工程监理总结                                        永久

5  全部竣工图纸                                        永久

6  质量评审材料                                        永久

7  工程现场声像文件                                    永久

8  工程审计文件、材料、决算报告                          永久

9  环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件 永久

10 竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件                                                永久

11 项目评优报奖申报材料、批准文件及证书               30年


JJ12-8  工艺设备文件


序号               类目名称                         保管期限

1  工艺说明、规程、路线、试验、技术总结               30年

2  产品检验、包装、工装图、检验记录                      30年

3  设备、材料采购、招投标文件、合同,出厂质量合格证明   30年

4  设备、材料装箱单、开箱记录,工具单,备品备件单       30年

5  设备图纸、使用说明书、零部件目录                      30年

6  设备测绘、验收记录及索赔文件                          30年

7  设备安装调试、测定数据、性能鉴定                      30年


JJ12-9  生产技术准备、试生产文件


序号               类目名称                         保管期限

1  技术准备计划                                        10年

2  试生产管理、技术责任制                              10年

3  开停车方案                                          10年

4  设备试车、验收、运转、维护记录                     30年

5  试生产产品质量鉴定报告                              10年

6  安全操作规程、事故分析报告                            30年

7  运行记录                                             10年

8  技术培训材料                                        10年

9  产品技术参数、性能、图纸                           永久

10 工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录       10年


JJ12-10  科研项目


序号               类目名称                         保管期限

1  开题报告、任务书、批准书                            永久

2  协议书、委托书、合同                                   永久

3  研究方案、计划、调查研究报告                           永久

4  试验记录、图表、照片                                   永久

5  实验分析、计算、整理数据                            永久

6  实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书            永久

7  实验装置操作规程、安全措施、事故分析                30年

8  阶段报告、科研报告、技术鉴定                           永久

9  成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料                永久

10 考察报告、重要课题研究报告                             永久


JJ12-11  涉外文件


序号               类目名称                          保管期限

1  询价、报价、投标文件                                   10年

2  合同及其附件                                         永久

3  谈判协议、议定书                                     永久

4  谈判记录                                              30年

5  谈判过程中外商提交的材料                            30年

6  出国考察及收集来的有关材料                             10年

7  国外各设计阶段文件及设计联络文件                       永久

8  各设计阶段审查议定书                                   永久

9  技术问题来往函电                                     永久

10 国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件永久

11 国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明 10年

12 设备开箱检验记录,商检、海关及索赔文件                永久

13 国外设备、材料的防腐、保护措施                      10年

14 外国技术人员现场提供的文件材料                      30年


JJ12-12  财务、器材管理文件


序号               类目名称                          保管期限

1  财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计          10年

2  工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明        永久

3  主要材料消耗、器材管理                               10年

4  交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册  永久


七 仪器设备类档案归档范围和保管期限表


SB11  综合


序号               类目名称                          保管期限

1  上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件            30年

2  学校仪器、设备管理的规章制度                           30年

3  设备工作计划、报告、总结、调查材料                    30年

4  学校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案            30年

5  学校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复 30年

6  学校有关仪器、设备业务工作的的综合性统计材料          30年


SB12  仪器设备项目


序号               类目名称                          保管期限

1  申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)        30年

2  上级或主管领导批复和准购批示                           30年

3  定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等                    30年

4  进口设备过程中有关的技术商务文件                       30年

5  开箱记录及装箱单                                     30年

6  安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单              30年

7  验收报告及文件材料                                   30年

8  索赔来往函件及结果文件                               30年

9  设备说明书及全套随机文件材料                       与设备共存

10 使用、检修、故障事故记录(设备履历书)            与设备共存

11 重大事故的调查分析及处理意见                       与设备共存

12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料            与设备共存


八 产品生产类档案归档范围和保管期限表


CP11  综合


序号               类目名称                         保管期限

1  上级关于产品生产与科技开发管理的文件                30年

2  学校为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表                                                  30年

3  产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示            30年

4  产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料                                                 30年

5  产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表        永久


CP12-1  销售管理


序号               类目名称                          保管期限

1  产品用户清册                                         30年

2  产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录                30年

3  用户反馈的产品技术文件材料                             30年

4  产品说明书、宣传品、广告样张                           10年

5  产品用户交验协议                                     10年


CP12-2  产品计划准备阶段材料


序号               类目名称                          保管期限

1  任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文                                           30年


CP12-3  产品生产设计(研制)阶段材料


序号               类目名称                          保管期限

1  总体方案设计材料                                     30年

2  全套设计定型图纸                                     30年

3  技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告30年

4  通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录        30年

5  阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复 30年

6  产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等              30年


CP12-4  产品生产试制与鉴定阶段材料


序号               类目名称                          保管期限

1  试验大纲、试验记录及试验工作总结                       30年

2  鉴定大纲、产品鉴定证书、产品说明书、产品合格证        30年

3  试验规程和记录、样机底片、照片等                       30年

4  得奖材料、专利材料                                   30年

5  论文、专著                                           30年


CP12-5  产品生产阶段材料


序号               类目名称                          保管期限

1  生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划            30年

2  全套工艺定型图纸、技术条件说明书                       30年

3  工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料                                      30年

4  材料定额和代用单,工时定额                             10年

5  生产定型报告及批复                                   30年

6  重大质量事故分析,重要联席会议纪要                    30年

7  各种更改单及技术通知单                               30年

8  生产工作总结报告、技术工作总结报告                    30年


九 出版物类档案归档范围和保管期限表


CB11  综合


序号               类目名称                         保管期限

1  上级有关编辑出版工作的文件                            30年

2  上级召开的编辑出版工作会议材料                     10年

3 学校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永久

4  学校编辑出版工作规章制度、统计报表                   永久

5  编辑出版部门管理形成的文件材料                     10年


CB12—15  出版物项目


序号               类目名称                         保管期限

1  编辑出版合同、协议书                                  30年

2  出版请示和批复                                         30年

3  原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)                                                       30年

4  各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件             30年

5  封面设计图样                                        10年

6  出版通知单、书刊、音像出版物样品                      永久

7  出版发行记录,发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单    10年

8  获奖或受查处情况的文件材料                            30年

9  有参考价值的读者来信、重要评论                     10年

10 再版修改意见                                        10年


十 外事类档案归档范围和保管期限表


WS11  综合


序号               类目名称                         保管期限

1  上级有关外事工作的文件材料                            30年

2  学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等             30年

3  外事工作统计报表等                                  永久

4  外事工作会议材料                                    30年


WS12  出国(境)


序号               类目名称                         保管期限

1  上级对出国(境)人员的有关文件材料                   30年

2  国际学术会议论文                                    30年

3  投寄国外的学术论文                                  30年

4  出国(境)人员考察、访问材料                          30年

5  出国(境)讲学、研究人员有关材料                      30年

6  出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)                                                       永久

7  国际比赛、竞赛                                         30年


WS13  来校


序号               类目名称                         保管期限

1  上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件         30年

2  外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料         30年

3  外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

4  来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料             30年

5  国际比赛、竞赛                                         30年


WS14  国际合作与会议


序号               类目名称                        保管期限

1  中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录    永久

2  本校完成的国际合作项目、成果等材料                   永久

3  合作项目中国外单位完成项目、成果等材料               30年

4  授予外籍人员名誉称号的材料                            永久

5  双方互赠的礼品、纪念品                              30年

6  国际会议的有关材料                                  30年


WS15  外国留学生工作


序号               类目名称                         保管期限

1  录取审批材料                                        永久

2  学籍登记表、学籍卡片                                  永久

3  教学计划、大纲、安排                                  30年

4  学习情况、成绩及评语                                  永久

5  学位论文及学位证书复印件                           30年

6  学生名册                                             永久

7  学生去向及有关材料                                  30年


十一 财会类档案归档范围和保管期限表



CK11综合


序号               类目名称                         保管期限

1  上级有关本校财务会计工作的文件材料                   永久

2  学校有关财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件  永久

4  有关财务管理方案的其他文件材料                     10年

5  会计移交清册                                        15年

6  财会档案移交保管清册                                  25年

7  财会档案销毁清册                                    25年



CK12  会计报表


序号               类目名称                         保管期限

1  决算会计报表                                        永久

2  月、季度会计报表                                    5年

3  主要财务指标快报                                    3年


CK13  会计账簿


序号               类目名称                         保管期限

1  日记账                                              15年

其中:现金银行存款日记账                           25年

2  明细账(包括日记总账)                              15年

3  总账                                                 15年

4  固定资产卡片                     固定资产报废清理后保存5年

5  辅助账簿                                              15年

6  涉及外事                                             永久



CK14  会计凭证


序号               类目名称                         保管期限

1  原始凭证、记账凭证和汇总凭证                          15年

其中:涉及外事会计凭证                              永久

2  银行存款余额调节表                                  3年



CK15  工资清册


序号               类目名称                         保管期限

1  工资发放名册、卡片                                  永久

2  工资转移、证明、通知存根                           30年

3  各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片         10年


十二 人事类档案归档范围和保管期限表


见《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)。


十三 声像档案归档范围和保管期限表


归档的声像档案必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统,必须遵循其自然形成规律,保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系,注意其成套性特点。

主要包括有照片(含底片)、电影胶片、录像带、录音带、缩微胶片、航测底片、软盘、光盘、幻灯片等声像制品及文字说明等。

声像档案归档范围和保管期限根据其内容参照以上十二类档案归档范围和保管期限。


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